Jak stworzyć archiwum w biurze?

Potrzebujesz ok. 2 min. aby przeczytać ten wpis

Właściwe przechowywanie dokumentów w biurze pozwala na lepszą organizację pracy i zapobiega ich zgubieniu czy zniszczeniu. Dodatkowo wyciek danych osobowych, może mieć nieprzyjemne konsekwencje w związku z nowymi przepisami RODO o ochronie danych osobowych. Jak stworzyć archiwum w biurze? W jakie meble warto się zaopatrzyć?

Gdzie i jak przechowywać dokumenty?

Organizując w biurze archiwum, należy znaleźć odpowiednie, łatwo dostępne miejsce na przechowywanie dokumentów. Warto, żeby było blisko stanowiska pracy, aby było można swobodnie w razie potrzeby sięgnąć po potrzebne materiały. Dokumenty, które zostały zarchiwizowane i nie wymagają ponownego otwarcia np. listy płac z poprzednich lat, akta osobowe byłych pracowników, możemy umieścić w osobnym pomieszczeniu na przykład w piwnicy na regałach. Metalowe regały do piwnicy pozwalają na przechowywanie posegregowanych dokumentów i utrzymanie ich w należytym porządku. Możliwość ułożenia teczek, segregatorów czy pudeł według określonego schematu na regale, ułatwiają odnalezienie potrzebnej dokumentacji.

Szafa biurowa zamykana na klucz to idealne rozwiązanie na umieszczanie i przechowywanie ważnych dokumentów, które nie mogą trafić w niepowołane ręce. Wszystkie istotne dokumenty z punktu widzenia firmy, należy zamykać w szafce na klucz, dzięki czemu nikt nieupoważniony nie będzie w stanie przejrzeć ich zawartości. Solidny mebel utrudni obejście zabezpieczeń. Utrzymywanie dokumentów w należytym porządku, ułatwia ich odnalezienie na, w odpowiednim czasie, na przykład podczas kontroli skarbowej czy inspekcji pracy, a także minimalizuje kradzież danych.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Ostatnie wpisy
Rekomendowane
Jak nie dać się przeziębieniu?
Jak nie dać się przeziębieniu?
Od początku jesieni do wczesnej wiosny jesteśmy narażeni na gwałtowne zmiany temperatur, przez co nasz układ odpornościowy ulega znacznemu osłabieniu. […]
Jak dbać o czystość w budynku mieszkalnym?
Jak dbać o czystość w budynku mieszkalnym?
Budynki mieszkalne są jednym z najczęstszych miejsc, w których ludzie pracują i mieszkają. Dlatego ważne jest, aby w tych budynkach […]
Czy istnieją zdrowsze alternatywy niż zwykły cukier?
Czy istnieją zdrowsze alternatywy niż zwykły cukier?
Cukier nadaje słodki smak, a także działa jako środek konserwujący, aby dłużej zachować świeżość żywności podczas produkcji żywności. Cukier stołowy […]