Jak stworzyć archiwum w biurze?

Potrzebujesz ok. 2 min. aby przeczytać ten wpis

Właściwe przechowywanie dokumentów w biurze pozwala na lepszą organizację pracy i zapobiega ich zgubieniu czy zniszczeniu. Dodatkowo wyciek danych osobowych, może mieć nieprzyjemne konsekwencje w związku z nowymi przepisami RODO o ochronie danych osobowych. Jak stworzyć archiwum w biurze? W jakie meble warto się zaopatrzyć?

Gdzie i jak przechowywać dokumenty?

Organizując w biurze archiwum, należy znaleźć odpowiednie, łatwo dostępne miejsce na przechowywanie dokumentów. Warto, żeby było blisko stanowiska pracy, aby było można swobodnie w razie potrzeby sięgnąć po potrzebne materiały. Dokumenty, które zostały zarchiwizowane i nie wymagają ponownego otwarcia np. listy płac z poprzednich lat, akta osobowe byłych pracowników, możemy umieścić w osobnym pomieszczeniu na przykład w piwnicy na regałach. Metalowe regały do piwnicy pozwalają na przechowywanie posegregowanych dokumentów i utrzymanie ich w należytym porządku. Możliwość ułożenia teczek, segregatorów czy pudeł według określonego schematu na regale, ułatwiają odnalezienie potrzebnej dokumentacji.

Szafa biurowa zamykana na klucz to idealne rozwiązanie na umieszczanie i przechowywanie ważnych dokumentów, które nie mogą trafić w niepowołane ręce. Wszystkie istotne dokumenty z punktu widzenia firmy, należy zamykać w szafce na klucz, dzięki czemu nikt nieupoważniony nie będzie w stanie przejrzeć ich zawartości. Solidny mebel utrudni obejście zabezpieczeń. Utrzymywanie dokumentów w należytym porządku, ułatwia ich odnalezienie na, w odpowiednim czasie, na przykład podczas kontroli skarbowej czy inspekcji pracy, a także minimalizuje kradzież danych.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

Ostatnie wpisy
Rekomendowane
Skorodowana lub zapieczona śruba – jakie kroki można podjąć w celu jej odkręcenia?
Skorodowana lub zapieczona śruba to koszmar wszystkich mechaników. Użycie zbyt dużej siły przy próbie odkręcania gwintu może doprowadzić do jego […]
Czy dieta wegetariańska jest zdrowa?
Czy dieta wegetariańska jest zdrowa?
Diety wegetariańskie są często kojarzone z szeroką gamą korzyści zdrowotnych, od utraty wagi po poprawę trawienia. Dbaj o białko Jeśli […]
Problemy ze światłami w samochodzie – co może być ich przyczyną?
Problemy ze światłami w samochodzie – co może być ich przyczyną?
Światła samochodowe, podobnie jak pozostałe jego części, ulegają naturalnemu zużyciu, co sprawia, że nie można normalnie użytkować pojazdu, szczególnie po […]